Yazarkasa Pos, teknolojik gelişmeler çerçevesinde teknik ve fonksiyonel özellikleri Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ödeme kaydedici cihazları ifade etmektedir. Yazarkasa Pos’lar internet yoluyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB Teknoloji) güvenli şekilde veri aktarabilen ve iletişim kurabilen bilgisayar tabanlı cihazlardır.

Yazarkasa Pos’lar kimlik ibraz edilmek suretiyle, yetkili Yazarkasa Pos firmalarının bakım-onarım/ satış bayilerinden alınır. Bayiler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından Yazarkasa Pos üreticilerine verilen web servis üzerinden veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın https://ynokc.gib.gov.tr/ adresinden alıcının Yazarkasa Pos satın alıp alamayacağı hakkında sorgulamasını yaptıktan sonra, sorgulama çıktısını müşteriye imzalatarak satış işlemini gerçekleştirir. Vergi mükellefiyeti bulunmayanların Yazarkasa Pos satın alması mümkün değildir. Mükellefler, Yazarkasa Pos satın alma işlemleri sırasında satış bayilerinden cihazın kullanım şartları ve cihazın kullanımı nedeniyle katlanmak durumunda olacakları maliyetler hakkında kendilerinin bilgilendirilmesini talep etmelidir.

Yazarkasa Pos'un kullanıma açılması/aktivasyon işlemini yetkili Yazarkasa Pos firmalarının servisleri gerçekleştirir. Mükellefler, cihaz, ruhsatname ve fatura ile birlikte yetkili servise başvurur. Yetkili Yazarkasa Pos firması/servisi, aktivasyonu yapılanYazarkasa Pos’ların kayıt/aktivasyon bilgilerini GİB Teknolojiye bildirir.

3100 sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanuna göre, birinci ve ikinci sınıf tüccarların fatura verilme zorunluluğu bulunmayan perakende mal ve hizmet satışlarında ödeme kaydedici cihaz kullanma mecburiyeti bulunmaktadır.

İşe yeni başlayan/şube iş yeri açan veya sonradan ÖKC kullanma mecburiyeti kapsamına giren mükelleflerin Yazarkasa Pos kullanma mecburiyetleri, işe başlama ve mecburiyet kapsamına girme tarihinden itibaren 30 gün içinde başlamaktadır. Bu süre, kalkınmada öncelikli yörelerdeki faaliyetleri ile ilgili olarak 60 gün olarak belirlenmiştir. Mecburiyet kapsamında olan mükelleflerin en geç 30 gün içinde Yazarkasa Pos’ların aktivasyon işlemlerini yaptırması ve 557 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında belirlenen süreler itibarıyla en az bir banka veya diğer kuruluş ya da ödeme hizmet sağlayıcısı ile üye iş yeri anlaşması yaparak banka veya kredi kartı ile ödeme imkânı sunması gerekmektedir.

Yazarkasa Pos kullanma mecburiyeti dışında bırakılanlar (kazançları basit usulde tespit edilenler gibi) ile kurumlar vergisinden muaf olan kurumlar isteğe bağlı olarak Yazarkasa Pos kullanabilirler.

Satışı yapılan malları aynen veya işlendikten sonra satışını yapanlar dışındaki kimselere satan veya aynı kimselere hizmet veren birinci ve ikinci sınıf tüccarlara (perakende teslimde bulunan veya hizmet ifa eden) Vergi Usul Kanununa göre fatura vermek zorunda olmadıkları mal satışları veya hizmet ifalarının belgelendirilmesinde Yazarkasa Pos kullanılması gerekmektedir. Ancak, Yazarkasa Pos kullanma mecburiyeti kapsamında bulunan faaliyetlerinin yanında mecburiyet kapsamında olmayan veya muaf tutulan faaliyeti (toptancılık, imalat vb.) bulunduğu gerekçesiyle vergi dairesine başvuran mükelleflerin, yalnızca mecburiyet dışında bırakılan faaliyetlerinde kullanılması şartıyla EFT-POS cihazı başvuruları vergi dairelerince olumlu olarak değerlendirilir.

Mali bilgileri içeren Yazarkasa Pos fişleri ile bankacılık işlemine dair bilgileri içeren banka POS harcama belgesi bilgileri birleştirilmiştir. Diğer bir ifadeyle, banka kartları ile yapılan teslim ve hizmet ifalarına dair YN ÖKC fişlerinin müşteri nüshalarında, ÖKC fişlerinde yer alan mali bilgilerin yanı sıra banka POS harcama belgelerinde olması gereken bankacılık bilgileri de yer alacaktır. Banka kartları ile yapılan ödeme karşılığında ÖKC fişi yerine fatura düzenlenmesinin söz konusu olduğu durumlarda, mali değeri olan ÖKC fişi yerine, satışın faturalı satış olduğunu belirten bir bilgi fişinin ÖKC’den düzenlenerek müşteriye verilmesi ve bu bilgi fişinde banka POS harcama bilgilerinin de gösterilmesi gerekmektedir.

Perakende ticaretle uğraşan veya hizmet ifa eden mükelleflerin e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter uygulamasına dahil olması (zorunlu/ihtiyari) halinde de Yazarkasa Pos kullanma mecburiyeti bulunmaktadır. Söz konusu mükellefler, fatura verilme zorunluluğu olmayan perakende mal satışları ile hizmet ifalarında Yazarkasa Pos fişi düzenlemek zorundadır. Fatura düzenleme tutarını aşması veya mükellefin talep etmesi durumunda ise e-Fatura ve/veya e-Arşiv faturası düzenlenmesi gerekir. Düzenlenen e-Arşiv faturalarında nihai tüketicinin bilgilerine (adı, soyadı vb.) yer verilmesi gerekmektedir.

Yazarkasa Pos fiş toplamlarını kaydetmeye ve saklamaya tahsis edilmiş mali hafızalar silinemez ve değiştirilemez özellikte olup hatalı düzenlenen fişlerle ilgili olarak cihazların mali hafızalarına herhangi bir müdahalede bulunulamaması nedeniyle düzeltmenin, hatalı fişin aslının (müşteriye verilecek olan) iptal ve istendiğinde ibraz edilmek üzere işletmede kalan kayıt rulosundaki örneğinin üzerine iliştirilerek muhafaza edilmesi, bunun yerine gerçek bedel yazılmak suretiyle düzenlenen fişin müşteriye verilmesi ve kanuni defterlere gerçek satış hasılatının yazılması suretiyle gerçekleştirilmesi gerekir. Hatalı fişin yanlışlıkla müşteriye verilmesi ve bulunamaması halinde ise yeterli verilerle ispatlanmak (hatalı fişin fatura düzenleme limitinin veya işletmenin günlük hasılatının üzerinde olması vb.) kaydıyla yapılan hatanın mükellef tarafından bir dilekçeyle ilgili vergi dairesine bildirilmesi, vergi dairesi müdürlüğünce durumun tutanakla (hatalı ödeme kaydedici cihaz fişinin tarihi, numarası, bedeli ve satılan ürünün cinsi belirtilmek suretiyle) tespit edilmesi, düzenlenen tutanağın bir örneğinin mükellefin tarh dosyasına konulması ve hatalı fiş yerine gerçek bedel üzerinden yeniden Yazarkasa Pos fişi düzenlenerek kayıtların buna göre yapılması gerekmektedir.

Yazarkasa Pos’ların bakım, onarım, aktivasyon ve benzeri servis hizmetlerinin, Yazarkasa Pos firmaları tarafından belirlenen ve Bakanlığımıza bildirilen yetkili servisler tarafından yerine getirilmesi gerekmektedir. Yazarkasa Pos’ların bakım onarım süreleri azami 48 saattir. Cihazların arızalı olduğu dönemlerde yapılan satışlar, Vergi Usul Kanununda yer alan diğer belgeler (fatura, perakende satış fişi ve benzeri) ile belgelendirilebilecektir. Ayrıca, belgelendirme işlemi için işletmelerde bulundurulacak diğer Yazarkasa Pos'ların da kullanılması mümkün bulunmaktadır.

Yazarkasa Pos’lar, bilgisayar tabanlı ve GİB’e bağlı bulundukları Yazarkasa Pos TSM Merkezleri aracılığıyla güvenli internet hatları üzerinden iletişim kurarak otomatik olarak bilgi gönderebilen cihazlardır. Bu nedenle Yazarkasa Pos’ların internet bağlantılarının olması gerekmektedir. Söz konusu internet bağlantısı sağlanmadan ilgili Yazarkasa Pos’lar da otomatik olarak bilgi gönderimi sağlayamayacağından, Yazarkasa Pos kullanan mükelleflerin ilgili cihazların internet bağlantılarının sağlanması hususunda, yetkili Yazarkasa Pos firmalarına veya yetkili servislerine başvurmaları ve gerekli teknik ayarlamaları ve internet bağlantılarını yaptırmaları, bildirimlerin süresinde yapılabilmesini sağlamak bakımından gereklidir. Yazarkasa Pos’ların bağlı oldukları ÖKC TSM Merkezleri ile sürekli çevrim içi bağlantılı olmasının sorumluluğu mükellefe aittir.

Mükelleflerce kullanılmaya başlanan Yazarkasa Pos'lar, mali hafızaları doluncaya kadar kullanılabilir. Mali hafızasının dolması halinde, söz konusu cihazların mali hafıza değişimine tabi tutulması mümkün bulunmayıp mevzuatın öngördüğü usul ve esaslarla hurdaya ayırma işlemine tabi tutulması gerekmektedir.

Mükellefler işi bırakma, Yazarkasa Pos kullanım mecburiyeti dışında kalma, yeni bir Yazarkasa Pos alma ve benzeri nedenlerle sahibi oldukları cihazlarını hurdaya ayırmaları halinde (hurdaya ayırmak istemeyen mükellefler söz konusu Yazarkasa Pos’larını yetkili servisleri marifetiyle “Kapalı” statüsüne getirmelidirler), Yazarkasa Pos’ların hurdaya ayrılma işlemleri cihazın üreticisi olan Yazarkasa Pos firmasına ait yetkili servisler tarafından yapılır. Hurdaya ayırma işlemleri sırasında; yetkili servisler tarafından cihazın hurdaya ayrılacağı zamana kadar Yazarkasa Pos’da kayıtlı olan mükellef mali bilgilerini ihtiva eden son “Z” raporunun alınıp elektronik ortamda GİB Bilgi Sistemine iletilmesi sağlanır. Bunu takiben Yazarkasa Pos TSM Merkezinde tutulan “Yazarkasa Pos Aktivasyon Listesi”ne hurda şerhi düşülerek cihaz hurdaya ayrılır. Hurdaya ayrılan cihazın ruhsatnamesi iptal edilir. Söz konusu cihaz tamir edilerek bir başkasına satılamaz veya bir daha kullanıma açılamaz.